Από την ομοσπονδία στίβου δόθηκαν σε όλα τα σωματεία οι οδηγίες για τη διαδικασία των εκλογών που θα γίνει στις 23 Σεπτεμβρίου, στο πλαίσιο της Γενικής Συνέλευσης στο Λουτράκι, προκειμένου να τηρηθεί το τυπικό της υπόθεσης στο έπακρο και να εξελιχθεί η διαδικασία ομαλά. Αναλυτικά:
Διαπίστευση εκπροσώπων
Οι εκπρόσωποι των σωματείων θα διαπιστεύονται στη Γενική Συνέλευση επιδεικνύοντας απαραίτητα αστυνομική ταυτότητα ή διαβατήριο ή δίπλωμα οδήγησης. Δεν είναι δυνατή η συμμετοχή στη ψηφοφορία χωρίς την επίδειξη ενός από τα παραπάνω αποδεικτικά στοιχεία ταυτοπροσωπίας.
Μετακίνηση
Η κάλυψη των εξόδων μετακίνησης, στο πλαίσιο της περιστολής των δαπανών θα γίνει με τα επίγεια μέσα μεταφοράς. Όταν χρησιμοποιούνται ΙΧ, πρέπει να καταβληθεί προσπάθεια και όπου είναι αυτό δυνατόν, με κάθε αυτοκίνητο να μετακινούνται τουλάχιστον δύο εκπρόσωποι γειτονικών σωματείων. Είναι απαραίτητη η προσκόμιση απόδειξης βενζίνης (υπολογίζοντας τα χιλιόμετρα με επιστροφή Χ 0.20 ευρώ το χιλιόμετρο) και επιπλέον αποδείξεις διοδίων.
Ειδικά για τα νησιά και τη Βόρειο Ελλάδα, θα καλυφθεί αεροπορική μετακίνηση, με την προσκόμιση απόδειξης πώλησης εισιτηρίων. Τα εισιτήρια επιστροφής το Σάββατο 24/9 θα πρέπει να είναι μετά τις 19.00.
Οι εκπρόσωποι των σωματείων που θα ταξιδέψουν με πλοίο, λεωφορείο, τρένο κλπ. πρέπει να καταθέσουν απόδειξη πώλησης εισιτηρίων ή τα πρωτότυπα αποκόμματα εισιτηρίων (θα καταθέσουν αρχικά το εισιτήριο προς Αθήνα και θα στείλουν στον ΣΕΓΑΣ το εισιτήριο της επιστροφής).
Ο ΣΕΓΑΣ για τη διευκόλυνση των εκπροσώπων έχει προγραμματίσει λεωφορεία από Αθήνα (γραφεία ΣΕΓΑΣ) και αεροδρόμιο Αθηνών, σύμφωνα με το παρακάτω πρόγραμμα:
ΑΘΗΝΑ-ΛΟΥΤΡΑΚΙ
Παρασκευή 23 Σεπτεμβρίου
17.00: Ένα λεωφορείο από ΣΕΓΑΣ
18.30: Ένα λεωφορείο από αεροδρόμιο Αθηνών
Επίσης οι εκπρόσωποι που θα φτάσουν πολύ νωρίτερα (από τις 18.30) στο αεροδρόμιο Αθηνών, μπορούν για να μην περιμένουν, να μετακινηθούν με τον Προαστιακό από αεροδρόμιο για Κόρινθο και εκεί να τους παραλάβουν με ΙΧ συνεργάτες του ΣΕΓΑΣ για να τους μεταφέρουν στο Λουτράκι. Για να υλοποιηθεί αυτή η μετακίνηση πρέπει να έχει ενημερωθεί έγκαιρα και με τις λεπτομέρειες της αναχώρησης του προαστιακού από τις ΕΑΣ το γραφείο Ανάπτυξης του ΣΕΓΑΣ.
Σάββατο 24 Σεπτεμβρίου
8.00: Ένα λεωφορείο από ΣΕΓΑΣ
8.00: Ένα λεωφορείο από αεροδρόμιο Αθηνών
ΛΟΥΤΡΑΚΙ-ΑΘΗΝΑ
Σάββατο 24 Σεπτεμβρίου μετά το τέλος της Γενικής Συνέλευσης
Ένα λεωφορείο για Αθήνα με τερματισμό τον ΣΕΓΑΣ
Ένα λεωφορείο για αεροδρόμιο Αθηνών (οι πτήσεις επιστροφής να είναι μετά τις 19.00).
Διαμονή
Η διαμονή των εκπροσώπων θα είναι σε δύο ξενοδοχεία, που είναι πολύ κοντά το ένα στο άλλο:
ΜΑΝΤΑΣ Hotel (Οικονόμου 1 και Δαμασκηνού-Λουτράκι 2744022575)
Seaside Boutique Hotel (Δαμασκηνού 11-Λουτράκι 2744028173)
Η κατανομή των εκπροσώπων των σωματείων στα δύο ξενοδοχεία, θα γίνει από τον ΣΕΓΑΣ μετά την υποβολή από τις ΕΑΣ της συνημμένης δήλωσης συμμετοχής.
Γενικές πληροφορίες
1)Τα έξοδα μετακίνησης και η διαμονή στα παραπάνω ξενοδοχεία, θα καλυφθούν σε ΕΝΑΝ εκπρόσωπο σωματείου, με δικαίωμα ψήφου.
2)Για την κάλυψη οποιασδήποτε δαπάνης, πρέπει να κατατεθεί το αντίστοιχο νόμιμο αποδεικτικό στοιχείο (σύμφωνα με όσα αναφέρονται παραπάνω), στο όνομα του εκπροσώπου.
3)Λόγω των capital control, δεν υπάρχει η δυνατότητα να καταβληθούν στη Γενική Συνέλευση τα έξοδα μετακίνησης των εκπροσώπων. Οι εκπρόσωποι πρέπει απαραίτητα να καταθέσουν στο Λουτράκι (στην αντίστοιχη υπηρεσία του ΣΕΓΑΣ), μαζί με τα παραστατικά-αποδείξεις και φωτοτυπία του βιβλιαρίου τραπέζης, στο οποίο θα αναγράφεται το όνομα τους. Τα έξοδα μετακίνησης των εκπροσώπων θα κατατεθούν στους λογαριασμούς τους ΑΜΕΣΑ τις επόμενες ημέρες, μετά τη Γενική Συνέλευση».
