Την έγκριση της προμήθειας φορητών υπολογιστών για χρήση από μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου για τη διανομή των εισηγήσεων σε ηλεκτρονική μορφή θα συζητήσει το Δημοτικό Συμβούλιο Ρόδου, στην σημερινή του συνεδρίαση. Το σχετικό θέμα που εισηγείται ο ίδιος ο δήμαρχος Ροδίων αναφέρει αναλυτικά τα εξής:
ΘΕΜΑ: Εγκριση της προμήθειας φορητών υπολογιστών για χρήση από μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου για τη διανομή των εισηγήσεων σε ηλεκτρονική μορφή
1. Γίνεται γνωστό στο Δημοτικό Συμβούλιο ότι το κόστος για τη διανομή των εισηγήσεων σε έντυπη μορφή στα μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου ανέρχεται στο ποσό των 1.000 ευρώ ανά συνεδρίαση. Παράλληλα με τον τρόπο αυτό υπάρχει περιβαλλοντικός αντίκτυπος από την χρήση χιλίων και πλέον σελίδων για μια συνήθη συνεδρίαση του Δημοτικού Συμβουλίου.
2. Εχοντας υπόψη τα ανωτέρω, καθώς και το γεγονός ότι υπάρχουν πλέον φορητοί ηλεκτρονικοί υπολογιστές στην αγορά οι οποίοι υπερεπαρκούν για την ανάγνωση και συγγραφή κειμένων και διαθέτουν δυνατότητες σύνδεσης με το Internet και ανάγνωσης οπτικών δίσκων (CD, DVD) σε τιμές γύρω στα 550 ευρώ γίνεται εμφανές ότι με ένα κόστος της τάξης των 15.000 ευρώ (που θα αποσβεσθεί ουσιαστικά σε 15 συνεδριάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου) μπορεί να γίνει προμήθεια 27 τέτοιων φορητών υπολογιστών που θα παραχωρούνται στα μέλη του Δημοτικού Συμβουλίου για τη διάρκεια της θητείας τους. Οι εισηγήσεις θα αποστέλλονται τότε είτε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είτε με ένα οπτικό δίσκο (CD/DVD).
3. Σχετικά με τη χρήση των υπολογιστών αυτών από τους Δημοτικούς Συμβούλους θα ισχύουν τα κατωτέρω:
3.1 Οι υπολογιστές θα είναι ιδιοκτησία του Δήμου και θα παραχωρούνται στους Δημοτικούς Συμβούλους για τη διάρκεια της θητείας τους. Οι Δημοτικοί Σύμβουλοι θα υπογράφουν συμφωνητικό με το οποίο θα αποδέχονται τους όρους παραχώρησης οι οποίοι συνοπτικά αναφέρονται σε αυτή την παράγραφο.
3.2 Κάθε Δημοτικός/Δημοτική Σύμβουλος που διαθέτει δικό του/ της φορητό ηλεκτρονικό υπολογιστή θα μπορεί να επιλέξει να μην χρησιμοποιήσει τον παραχωρούμενο από τον Δήμο φορητό υπολογιστή αλλά να χρησιμοποιεί το δικό του /της.
3.3 Στο τέλος της θητείας τους οι Δημοτικοί Σύμβουλοι θα επιστρέφουν τους υπολογιστές στη λειτουργική κατάσταση στην οποία τους παρέλαβαν ειδάλλως θα επιβαρύνονται με το κόστος επισκευής ή αντικατάστασής τους.
3.4 Κατά τη διάρκεια της θητείας τους, οι Δημοτικοί Σύμβουλοι θα έχουν την υποχρέωση της καλής λειτουργίας και συντήρησης των υπολογιστών και για οποιαδήποτε βλάβη θα απευθύνονται στην εταιρεία με την οποία έχει συνάψει σύμβαση συντήρησης ο Δήμος. Στην περίπτωση που από ευθύνη των Δημοτικών Συμβούλων προκύψει κάποια δαπάνη για τη συντήρηση των υπολογιστών, η δαπάνη αυτή θα βαρύνει τους ίδιους.
3.5 Οι υπολογιστές θα χρησιμοποιούνται από τους Δημοτικούς Συμβούλους για να έχουν πρόσβαση στις εισηγήσεις του Δημοτικού Συμβουλίου τόσο μέσα στην αίθουσα συνεδριάσεων (κατά τη διάρκεια της συνεδρίασης) όσο και έξω από αυτήν (πριν ή μετά τη συνεδρίαση.
3.6 Θα δημιουργηθεί ειδική ενότητα στην ιστοσελίδα του Δήμου που θα αφορά τους Δημοτικούς Συμβούλους, από την οποία θα κατεβάζουν στον υπολογιστή τους τις εισηγήσεις. Εναλλακτικά, ο Δήμος θα παρέχει στους Δημοτικούς Συμβούλους μια διεύθυνση e-mail μέσω της οποίας θα παραλαμβάνουν τις εισηγήσεις. Επίσης θα δημιουργηθεί ένας χώρος στον οποίο θα υπάρχει ασύρματη πρόσβαση στο Internet για να μπορούν οι Δημοτικοί Σύμβουλοι να συνδεθούν στο Internet και να κατεβάσουν/λάβουν τις εισηγήσεις.
4. Η διαδικασία υποβολής των εισηγήσεων στο Γραφείο Δημοτικού Συμβουλίου προκειμένου να υλοποιηθεί η διανομή τους με ηλεκτρονικό τρόπο θα διαμορφωθεί ως κατωτέρω:
4.1 Οι υπηρεσίες που υποβάλλουν εισηγήσεις στο Δ.Σ. υποβάλλουν αυτές και σε ηλεκτρονική μορφή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στο Γραφείο Δημοτικού Συμβουλίου (symvoulio@rhodes.gr). Η προθεσμία για την υποβολή των εισηγήσεων σε ηλεκτρονική μορφή είναι η ίδια με αυτήν που τίθεται από το Γραφείο Δημοτικού Συμβουλίου και για την έντυπη μορφή των εισηγήσεων.
4.2 Το Γραφείο Δημοτικού Συμβουλίου αφού συγκεντρώσει το σύνολο των εισηγήσεων συμπιέζει τα αρχεία αυτά σε ένα ενιαίο αρχείο που προστατεύεται από συνθηματικό και το ανεβάζει σε ειδική ενότητα της ιστοσελίδας του Δήμου που αφορά τους Δημοτικούς Συμβούλους. Το συνθηματικό θα είναι για ευνόητους λόγους ισχυρό διαφορετικό για κάθε συνεδρίαση του Δ.Σ.
4.3 Το Γραφείο Μηχανοργάνωσης-Μηχανογράφησης θα συντάξει γενικές γραπτές οδηγίες προς τους Δημοτικούς Συμβούλους σχετικά με την πλοήγηση στην ειδική ενότητα της ιστοσελίδας του Δήμου που αφορά τους Δημοτικούς Συμβούλους τη διαδικασία κατεβάσματος του αρχείου με τις εισηγήσεις και τη διαδικασία αποσυμπίεσης του με χρήση του συνθηματικού. Οι οδηγίες αυτές θα δίνονται έντυπα στους Δημοτικούς Συμβούλους κατά τη διαδικασία παραχώρησης του φορητού Η/Υ σε αυτούς.
4.4 Οι Δημοτικοί Σύμβουλοι αφού ενημερωθούν για το ισχύον συνθηματικό από το Γραφείο Μηχανοργάνωσης – Μηχανογράφησης συνδέονται με τον φορητό τους υπολογιστή στο Internet πλοηγούν στην ειδική ενότητα της ιστοσελίδας του Δήμου που αφορά τους Δημοτικούς Συμβούλους κατεβάζουν στον υπολογιστή τους το αρχείο με τις εισηγήσεις και χρησιμοποιώντας το συνθηματικό που τους έχει δοθεί από το Γραφείο Μηχανοργάνωσης-Μηχανογράφησης αποσυμπιέζουν τα αρχεία αυτά στον υπολογιστή τους. Εναλλακτικά, το αρχείο αυτό θα αποστέλλεται με ηλ. Ταχυδρομείο στους Δημοτικούς Συμβούλους.
5. Για τον εντοπισμό τυχόν προβλημάτων στις ανωτέρω διαδικασίες προτείνεται να γίνουν 4 πιλοτικές δοκιμές σε αντίστοιχα 4 συνεδριάσεις του Δ.Σ. σε καθεμιά από τις οποίες ένας/μία Δημοτική Σύμβουλος θα χρεωθεί ένα φορητό υπολογιστή από το Γραφείο Μηχανοργάνωσης-Μηχανογράφησης (συνολικά τέσσερις Δημοτικοί Σύμβουλοι πρέπει να συμμετάσχουν στο πιλοτικό αυτό) και θα εφαρμοστούν από όλους τους εμπλεκόμενους οι ανωτέρω διαδικασίες. Μετά την ολοκλήρωση των πιλοτικών δοκιμών, θα έρθει νέα εισήγηση στο Δημοτικό Συμβούλιο με τυχόν τροποποιήσεις που κρίνονται αναγκαίες για την υλοποίηση των διαδικασιών.
6. Ο προϋπολογισμός για τους 27 φορητούς υπολογιστές, το κόστος της σύμβασης τεχνικής υποστήριξης και τον εξοπλισμό για την ασύρματη πρόσβαση στο Internet ανέρχεται για τα είδη μηχανοργάνωσης-μηχανογράφησης του Δήμου μας που θα γίνει με ανοικτό διαγωνισμό κατόπιν έγκρισης και κατάρτισης των όρων της διακήρυξης από τη Δημαρχιακή Επιτροπή.
Την ήδη ορισμένη Επιτροπή Διαγωνισμού για το έτος 2009 θα συμπληρώσουν για την τεχνική αξιολόγηση των προσφορών οι υπάλληλοι του Τμήματος Νέων Τεχνολογιών και Μηχανογράφησης Πανάς Χρήστος και Χατζηκωνσταντίνου Παύλος.
7. Μετά τα ανωτέρω ζητείται από το Δημοτικό Συμβούλιο να εγκρίνει:
α) Τη διαμονή των εισηγήσεων των συνεδριάσεων του Δημοτικού Συμβουλίου σε ηλεκτρονική μορφή και χρήση φορητών υπολογιστών που θα προμηθευτεί ο Δήμος και θα παραχωρηθούν στους Δημοτικούς Συμβούλους με τους όρους της ανωτέρω παραγράφου 3.
β) Τη διαδικασία υποβολής των εισηγήσεων στο Γραφείο Δημοτικού Συμβουλίου σύμφωνα με τα αναφερόμενα στην ανωτέρω παράγραφο 4.
γ) Τον ορισμό τεσσάρων (4) Δημοτικών Συμβούλων για την υλοποίηση τεσσάρων πολιτικών σε τέσσερις συνεδριάσεις του Δημοτικού Συμβουλίου ώστε να εντοπιστούν εγκαίρως τυχόν προβλήματα στη διαδικασία.
δ) Την προμήθεια 27 φορητών υπολογιστών με συμβόλαιο συντήρησης για τέσσερα (4) έτη και του ηλεκτρονικού εξοπλισμού που απαιτείται για την ασύρματη πρόσβαση στο Internet, προϋπολογισμού 15.000 ευρώ, η οποία θα ενσωματωθεί στη συνολική προμήθεια που θα γίνει από το Δήμο μας για είδη μηχανογράφησης-μηχανοργάνωσης.
ε) Τη συμπλήρωση της ορισθείσας για το 2009 Επιτροπής Διαγωνισμού με τους υπάλληλους του Τμήματος Νέων Τεχνολογιών και Μηχανογράφησης Πανά Χρήστο και Χατζηκωνσταντίνου Παύλο οι οποίοι θα είναι αρμόδιοι για την τεχνική αξιολόγηση-βαθμολόγηση των προσφορών που θα υποβληθούν.
